Implementing a centralized confirmation program streamlined the firm’s auditing process

The CohnReznick Group has used the Confirmation platform for many years, initially tasking each audit team to manage their own audit confirmation requests. Au regard des avantages qu'offrent les confirmations électroniques, le cabinet a souhaité rendre l'ensemble de la procédure encore plus efficace.

Afin d'améliorer l'efficacité des audits et faire face aux risques de fraude, la société a décidé il y a plusieurs années de passer aux confirmations électroniques. Au lieu de remplacer les confirmations sur papier dans tout le pays, le cabinet a décidé de tester les confirmations électroniques dans son bureau d'Atlanta dans un premier temps.

Une démarche de centralisation des confirmations débouche sur encore plus d'efficacité

Auparavant, chaque équipe d'audit était en charge d'envoyer et de recevoir les confirmations de ses clients. En passant aux confirmations électroniques, le cabinet a réalisé qu'il deviendrait encore plus efficace en centralisant toutes les tâches de confirmation.

La responsabilité de la gestion du processus de confirmation a été transférée des équipes d'audit individuelles à seulement deux employés auxiliaires du bureau d'Atlanta. The two of them received personalized training from Confirmation on how to operate its system, and the electronic confirmation process was up and running.

John Huynh, l'un des assistants, estime qu'il envoie et reçoit chaque saison des milliers de confirmations bancaires. « Avant, nous ne savions pas vraiment la charge de travail que cela représentait, puisque les confirmations n'étaient pas centralisées en un même endroit. Maintenant, on s'en rend bien compte. C'est un énorme effort.

John appuie sur un bouton

The Confirmation system stores audit client and bank data in its system, which makes it easy to reprise each client's confirmation requests from year-to-year. Quand l'équipe d'audit commence son travail sur le terrain, elle effectue les changements nécessaires par rapport aux données de l'année précédente, puis John appuie sur un bouton et les confirmations sont envoyées.

"I can literally get a response within an hour," says John. "It goes right to the bank's queue, and they have to give me some kind of response. Elle ne se perd pas. »

Avant l'utilisation des confirmations électroniques, chaque équipe d'audit devait envoyer des confirmations sur papier, sans espérer de réponse avant plusieurs semaines. Le temps perdu et la frustration liée à la nécessité d'assurer un suivi des demandes de confirmation étaient considérables.

Une amélioration constante

Like other Confirmation.com clients, The CohnReznick Group paraprofessionals participate in designing enhancements to the system. Clark Hudgins, Vice President, routinely gathers input from clients on how to improve the user experience. Comme John l'explique, « Clark appelle parfois et demande : ' John, qu'est-ce que tu penses de ça ? ' et je lui dis ce que j'en pense ». De nombreuses suggestions des utilisateurs finissent par conduire à des modernisations apportées au système.

Un déploiement à l'échelle nationale

Because of the success of the Atlanta office pilot, The CohnReznick Group now uses electronic confirmations on all audits nationwide. Et il est devenu encore plus efficace en suivant l'exemple du bureau d'Atlanta pour centraliser toutes les confirmations d'audit.

Solution

CohnReznick worked with Confirmation to implement a centralized solution that would help bring increased efficiencies to the firm's audit confirmation process. Using a centralized process, the firm moved the audit confirmation responsibility from their individual audit teams to two dedicated paraprofessionals.

Key Takeways

• Increases turnaround time
• Reduces errors
• Frees up the audit team from tracking down lost information